1. تماس زیان دیده یا بیمه گذار با مرکز پیام 

2. دریافت اطلاعات اولیه توسط مرکز پیام:

پس از تماس هر بیمه گذار یا زیان دیده با مرکز پیام ، موسسه اقدام به اخذ اطلاعات لازم می نماید. اطلاعات دریافتی در سیستم ثبت شده و متعاقبا یک کد رهگیری از سیستم اخذ و جهت پیگیری های بعدی بصورت خودکار به تماس گیرنده پیامک می گردد.

بصورت همزمان پس از ثبت حادثه در مرکز پیام و ارسال پیامک به تماس گیرنده،کارشناسان ستادی با مشاهده اطلاعات ثبت شده در سیستم و منطقه جغرافیایی نسبت به انتخاب و اعزام کارشناس و ارسال پیامک سیستمی جهت اعلام اطلاعات به نزدیکترین ایستگاه به محل اعلام شده و کارشناس مستقر درآن را اقدام می نماید.

3.پذیرش و تشکیل پرونده ارزیابی خسارت توسط کارشناسان در سراسر کشور:

پس از تعیین و اطلاع رسانی به کارشناس منتخب، نامبرده ضمن تماس با بیمه گذار / زیان دیده ، هماهنگی لازم جهت بازدید  را معمول و در کوتاهترین زمان ممکن در محل حاضر و نسبت به بررسی حادثه، تنظیم فرم های مربوطه، بررسی حادثه، اخذ تصاویر یا اسکن مدارک مورد نیاز و نهایتا ارزیابی خسارت اقدام و کلیه مراتب و مستندات را از طریق سیستم پورتال به ستاد مرکزی ارسال می نماید.

4.بررسی پرونده توسط کارشناسان ستاد:

در ستا، کارشناسان ذیربط نسبت به بررسی مقدماتی مدارک و گزارشات ارسالی و بررسی صحت آن اقدام می نمایند و در صورت کامل بودن ، آن را به واحد تخصصی کارشناسی ارجاع و در غیر این صورت با ذکر نقص مربوطه مراتب به کارشناس پرونده عودت می شود تا پس از اقدام مقتضی و رفع نقص،مجددا نسبت به ارسال پرونده اقدام نماید.

5. بررسی کامل پرونده و کارشناسی خسارت در واحد تخصصی کارشناسی ستاد:

در این واحد کارشناسان ارشد ستادی ضمن بررسی کامل پرونده از نظر مدارک و اصالت حادثه و ارزایابی به عمل آمده اعم از اجرت و قطعات و لوازم بازیافتی و در صورت تایید نهایی ،پرونده جهت استحضار و سیر مراحل تسویه خسارت به پورتال شرکت بیمه گر ارسال و در صورت مشاهده هرگونه نقص مراتب با ذکر علت جهت رفع نقص از طریق سیستم به کارشناس ذیربط اعاده می گردد.